编译∕龚钰翔
最近ChatGPT聊天机器人掀起一波的AI革命，它不仅能够学习和理解人类的语句，甚至还可以帮助人力资源领域处理简单的每日例行公事，例如邮件、文案，免除行政与人力资源团队所耗的大量时间与宝贵资源。
了解ChatGPT的使用方法後，人力资源专员可以更快速简化烦闷烧脑的行政任务。（示意图／123RF）
现在，身为行政或是人力资源团队的你，可以有机会利用AI实现自动化作业。灵活运用ChatGPT语言生成能力，帮助你节省宝贵时间和处理更棘手的任务。以下告诉你有哪些任务可以交给AI处理：
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- 制作职位描述
ChatGPT已能为各领域的人们解决较简单但每日例行的苦闷事。就拿职位描述做举例，ChatGPT能够理解你所给的语句指令，快速生成文本内容，加速整个职位描述写作的流程。
例如，你可以这样下指令：「帮我列出销售经理的职位描述」，等待AI列出文本之後，紧接着询问：「销售经理所需的资格有哪些？」等等。当你都不喜欢这些回答，你也可以按重新生成的按钮，直到有你中意的文本为止。
- 准备面试问题
身为人资部门的你，出面试题与考题都是一件烧脑筋的事，尤其是要根据应聘者所应聘的职缺、他的技能与能力量身订做。而ChatGPT可以简化这个过程。
你可以透过上述所使用的指令方式，提供AI有关职位的细节，抱括所需的技能与资格。当然，你也可以自订想要问的问题，如行为性问题（透过提问或追问的方式，对应聘者回答过去行为问题）与情境性问题（透过职位分析、工作细节，设计出一系列问题），或是想要避免的问题。
切记！需要再三确认过这些问题，确保这是你与团队要的职位要求。
- 提升新员工入职文件的速度
新的员工入职，当然免除不了一堆的入职手续文件。如录取信、欢迎邮件和员工入职手册等。ChatGPT这时就派上用场，它可以依据你所提供的员工姓名、职位描述、薪资待遇等细节，生成你想要的文本。
这边需要注意一点，我们应该遵循每个指令只有一个提示，避免混和不同提示，而产生文不对题的状况。你可以先生成录取信的文本，之後生成欢迎邮件的对话，这样可以帮助ChatGPT利用上下文本的记忆，从之前的对话中学习，让尔後生成的文本资讯更准确。
- 创建电子邮件提醒范本与通讯
人力资源部门的行政事务非常多，尤其是要定期发送电子邮件的提醒，如绩效评估、培训课程或是重要专案的截止日期。
第一步，你需要确认你发这封邮件的目的，什麽样的事情与截止日期，并简单扼要地说明。ChatGPT还可以指定与辨识出你对该事件的语调与急迫性。
利用ChatGPT为每个员工自订义邮件并发送，能够及时联系并减少错过截止日期，甚至忽略重要的会议。
- 生成电子报内容
使用ChatGPT 可以帮助公司生成专属公司的电子报，针对特定主题、新闻让员工了解最新公司动向，强化公司内部文化还能提高员工团队合与向心力的感觉。
结语：
了解以上ChatGPT的使用方法後，人力资源专员可以更快速简化烦闷烧脑的行政任务，省下宝贵时间，可以让你更专注於复杂的任务上。
从制作职位描述到准备面试问题，最後到电子邮件提醒的范本，我们都不可否认ChatGPT在自动化的流程提供不少的帮助。如果你现在还没有尝试使用它，那麽可以利用本文教学开始你的第一步。
资料来源：Makeuseof
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